Starostwo Powiatowe w Janowie Lubelskim

Janów Lubelski, 21 grudzień  2023 r.

Zapytanie ofertowe

w ramach postępowania na przeprowadzenie prac konserwatorsko-restauratorskich oraz robót budowlanych

Postępowanie zakupowe Nr 1/2023

w sprawie zamówienia na przeprowadzenie prac konserwatorsko-restauratorskich

oraz robót budowlanych

pn. „Konserwacja i restauracja alei na cmentarzu parafialnym w Janowie Lubelskim”.

1. Nazwa i adres Zamawiającego:

Parafia Rzymskokatolicka pw. św. Jan Chrzciciela w Janowie Lubelskim
ul. Szewska 1, 23-300 Janów Lubelski
mail: sanktjanow@sandomierz.opoka.org.pl

2. Tryb udzielania zamówienia:
   1. Zamawiający realizuje projekt (dalej „Projekt”) „Konserwacja i restauracja alei na cmentarzu parafialnym w Janowie Lubelskim”, który pozyskał dofinansowanie (wstępna promesa) z Rządowego Programu Odbudowy Zabytków w ramach Polskiego Ładu. Podmiotem udzielającym dofinansowania jest Powiat Janowski.
   2. Zamówienie udzielane jest w trybie postępowania ofertowego.
   3. Niniejsze zamówienie nie podlega przepisom ustawy Prawo zamówień publicznych.
   4. Zamawiający zastrzega sobie prawo unieważnienia postępowania na każdym jego etapie, bez podania przyczyn.
   5. Zamawiający zastrzega sobie prawo do wystąpienia z zapytaniem dotyczącym dodatkowych informacji, dokumentów lub wyjaśnień w szczególności w związku z weryfikacją oświadczeń złożonych przez oferentów.
   6. W uzasadnionych wypadkach, w każdym czasie, przed upływem terminu składania ofert, Zamawiający może zmodyfikować lub uzupełnić treść zaproszenia do składania ofert.
   7. Niniejsze zaproszenie do składania ofert nie zobowiązuje Zamawiającego do zawarcia umowy.
   8. Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert częściowych, ani ofert wariantowych.
   9. Złożenie oferty jest jednoznaczne z zaakceptowaniem bez zastrzeżeń treści niniejszego zapytania ofertowego.
   10. Każdy oferent może złożyć tylko jedną ofertę.

3. Przedmiot zamówienia:

Przedmiotem zamówienia są prace konserwatorskie, restauratorskie lub roboty budowlane, prace remontowe przy zabytku wpisanym do rejestru zabytków Województwa Lubelskiego starej części cmentarza rzymskokatolickiego przy ul. Bialskiej 92 w Janowie lubelskim, pod nr. A/935.

Zakres prac obejmuje:

1. 1. roboty budowlane polegające na remoncie nawierzchni alei cmentarnych, zgodnie
      z planem zagospodarowania terenu tj. część alejek bocznych i poprzecznych, powierzchnia brutto (z obrzeżami) 1876,70 m. Długość 834,7 m, szerokość 1,9m – 2,7m. Zakres robót ogranicza się do obrysu nawierzchni utwardzonej w stanie obecnym, nie przewiduje się żadnych zmian geometrii powierzchni utwardzonej. Nowa nawierzchnia będzie wykonana kostki betonowej szlachetnej gr. 6 cm o wyglądzie naturalnego kamienia. Nawierzchnia alei bez progów lub stopni, dostosowana dla osób z niepełno sprawnościami.

Planowane roboty obejmują:

1. 1. 1. prace przygotowawcze,
      2. rozebranie nawierzchni z kostki betonowej i betonowo –asfaltowej wraz z obrzeżami,
      3. wykonanie wykopów,
      4. wykonanie podbudowy gruntu stabilizowanego cementem oraz nawierzchni z kostki betonowej gr. 6 cm w obrzeżach betonowych.
         
         
   2. Opis przedmiotu zamówienia określa dokumentacja budowlana stanowiąca załącznik nr 1 do niniejszego zapytania ofertowego.

1. 3. UWAGA !!!

Zamawiający dopuszcza możliwość zwiększenia zakresu rzeczowego zamówienia do wysokości posiadanych środków finansowych. Zwiększenie zakresu rzeczowego zamówienia może nastąpić przed podpisaniem umowy i zostanie wyliczony w oparciu o podaną przez wykonawcę cenę jednostkową za 1 m² wykonanego alei. Zwiększenie zakresu rzeczowego nie może przekroczyć 50% zamówienia podstawowego.

4. Warunki wykonania prac:

1. 1. Prace muszą zostać wykonane zgodnie z dokumentacją projektową, pozwoleniem na budowę, pozwoleniem Lubelskiego Wojewódzkiego Konserwatora Zabytków na prowadzenie prac przy zabytku.
   2. Pełna dokumentacja Projektu jest do wglądu w siedzibie Zamawiającego, po uprzednim telefonicznym uzgodnieniu.
   3. Prace muszą zostać wykonane wyłącznie z użyciem materiałów wysokiej jakości, przeznaczonych do pracy przy zabytkach i dostosowanych do przedmiotu zamówienia. Oferenci zobowiązani są do przedstawienia na żądanie Zamawiającego listy materiałów (rodzaj materiału, producent oraz oznaczenie pozwalające jednoznacznie zidentyfikować materiał), które planują wykorzystać przy prowadzeniu prac. Weryfikacja dopuszczenia przedstawionych materiałów oraz ew. zamienników dokonana zostanie przez inspektora nadzoru inwestorskiego. Dla uniknięcia wątpliwości dodaje się, że Zamawiający nie narzuca zastosowania materiałów konkretnych producentów, a badać będzie wyłącznie walory jakościowe propozycji oraz ich dostosowanie do przedmiotu zamówienia.
   4. Złożenie oferty wiąże się z zobowiązaniem do wykonania prac zgodnie ze wszelkimi odnośnymi przepisami prawa (prawo budowlane, prawo ochrony zabytków, w tym przepisy wykonawcze dotyczące BHP, zabezpieczenia miejsca wykonywania prac, zastosowania stosownych oznaczeń itp.) oraz do fizycznego udziału w odbiorach. Po stronie Zamawiającego leży wyłącznie ustanowienie inspektora nadzoru oraz wykonywanie obowiązków inwestora, które zgodnie z prawem nie mogą być wykonywane przez inny podmiot.
   5. W czasie realizacji robót Wykonawca będzie utrzymywał teren budowy w stanie wolnym od przeszkód komunikacyjnych i będzie usuwał wszelkie urządzenia pomocnicze i zbędne materiały, odpady i śmieci oraz niepotrzebne urządzenia prowizoryczne.
   6. Z uwagi na konieczność sprawowania obrzędów w trakcie wykonywania prac renowacyjnych, Wykonawca zobowiazany jest uzgodnić sposób prowadzenia prac podczas sprawowania tych obrzędów z Proboszczem parafii. Wykonawca zobowiazany jest zapewnić bezpieczeństwo uczestnikom obrzędów oraz zminimalizować uciążliwośc lub zaprzestać prac podczas ich sprawowania.
   7. Prace muszą zostać wykonane w terminie do 30 czerwca 2024 r.
   8. Oferent, w przypadku wyboru jego oferty, udzieli gwarancji umownej na wykonane prace na okres nie krótszy niż 5 lat.

5. Opis warunków udziału w postępowaniu (kryteria dostępu)
   1. Doświadczenie w zakresie realizacji projektów zbliżonych do projektu będącego przedmiotem postępowania.

Powyższe kryterium będzie uznane za spełnione w przypadku wykazania, że oferent wykonał w ciągu ostatnich 3 lat co najmniej 1 projekt polegający na wykonaniu analogicznych prac (wykonanie alei, bądź chodników) o powierzchni odpowiadającej przedmiotowi zamówienia.

1. 2. Dysponowanie kadrą niezbędną do realizacji zamówienia, przez co rozumie się skierowanie do wykonywania prac w ramach Projektu:

5.2.1.  Osoby posiadającej kwalifikacje uprawniające do przyjęcia obowiązku kierowania pracami budowlanymi przy zabytkach nieruchomych zgodnie z art. 37c. ustawy o ochronie zabytków i opiece nad zabytkami z dn. 23.07.2003 r.  wraz z zobowiązaniem do faktycznego przyjęcia tych obowiązków w przypadku wyboru oferty.

6. Wykaz oświadczeń i dokumentów, jakie mają dostarczyć oferenci w celu potwierdzenia spełnienia warunków udziału w postępowaniu.

Opis sposobu dokonywania oceny spełniania warunków dopuszczających:

1. w zakresie określonym w podpunkcie 1. – spełnia/nie spełnia w zależności od treści oświadczenia oraz dostarczenia odpowiednich dokumentów potwierdzających wiarogodność takiego oświadczenia (lista zrealizowanych usług wraz z potwierdzeniem ich należytego wykonania – np. w formie protokołów odbioru, zaświadczeń urzędowych, listów rekomendacyjnych podpisanych przez inwestora itp.)
2. Oferent zobowiązany jest złożyć wraz z ofertą kosztorys ofertowy zawierający ceny jednostkowe.

Oferta, która nie spełnia któregokolwiek z warunków określonych w punkcie 5 powyżej, z uwzględnieniem sposobu ich udokumentowania zgodnie z opisem zawartym w niniejszym punkcie 6, zostanie odrzucona ze względów formalnych i nie będzie analizowana merytorycznie. Zamawiający odrzuci również ofertę w przypadku, gdy na wezwanie Zamawiającego oferent nie dostarczy dokumentów potwierdzających wiarogodność oświadczeń. W przypadku odrzucenia oferty oferentowi nie przysługuje żadne roszczenie wobec Zamawiającego.

7. Dane kontaktowe dla oferentów:

Ks. Tomas Lis – Proboszcz

e-mail: sanktjanow@sandomierz.opoka.org.pl

tel.: 793752208

8. Sposób i termin złożenia oferty

Oferty można składać wyłącznie osobiście w siedzibie Parafii (po uprzednim telefonicznym uzgodnieniu) lub listownie, w nieprzekraczalnym terminie do dnia 22 stycznia 2024  r. do godz. 10.00, na adres Zamawiającego wskazany w punkcie 1 .

Oferty należy składać na formularzu stanowiącym Załącznik nr 2 do niniejszego zapytania.

Oferta powinna być złożona w zamkniętej kopercie. Na kopercie należy umieścić nazwę oraz adres Zamawiającego, nazwę i adres Wykonawcy oraz  dopisek: „Oferta na realizację zamówienia: Konserwacja i restauracja alei na cmentarzu parafialnym w Janowie Lubelskim”.

Oferta powinna być napisana w języku polskim, czytelna, bez poprawek (jeżeli wystąpią poprawki to winny być parafowane). Oferta winna obejmować całość zamówienia określonego przez Zamawiającego.

Osoba podpisująca ofertę musi być upoważniona do reprezentowania Oferenta. W przypadku, jeśli prawo reprezentacji nie wynika z publicznych rejestrów jak CEiDG albo KRS, oferta do której nie dołączono pełnomocnictwa będzie uznana nie nieważną.

Oferty niekompletne (tj. niezawierające wszystkich obowiązkowych elementów) lub złożone po wyznaczonym terminie nie będą brały udziału w postępowaniu. Zamawiający nie ma obowiązku wezwania oferenta do uzupełnienia oferty o brakujące dokumenty.

Kopie dokumentów muszą być poświadczone za zgodność z oryginałem przez osobę / osoby składające ofertę.

Za termin złożenia oferty przyjmuje się termin dostarczenia oferty do Zamawiającego (nie decyduje data nadania listu poleconego), w tym godzinę dostarczenia.

9. Termin związania ofertą

Oferenci pozostają związani ofertą przez okres 30 dni. Bieg terminu rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert.

10. Kryteria wyboru ofert i opis sposobu ich obliczania

Za najlepszą zostanie uznana oferta spełniająca wszystkie kryteria formalne (dostępu) opisane w punkcie 5 powyżej i udokumentowane zgodnie z treścią punktu 6 oraz przewidująca najniższe wynagrodzenie brutto. W przypadku przedsiębiorców stawka brutto oznacza stawkę zawierającą wszystkie podatki, w tym VAT, w przypadku osób fizycznych nie prowadzących działalności gospodarczej stawka brutto oznacza całkowity koszt wynagrodzenia, tj. łącznie z tzw. kosztami pracodawcy (tzw. „duże brutto”).W przypadku, gdy co najmniej dwóch oferentów spełniających kryteria dostępu złoży oferty na tę samą kwotę wynagrodzenia, zostaną poproszeni o złożenie ofert uzupełniających.

Zamawiający dopuszcza w przypadku gdy oferta najkorzystniejsza przekracza kwotę jaką Zamawiający zamierza przeznaczyć na realizację tego zamówienia, przeprowadzenie negocjacji ceny z wykonawcą, który złożył najkorzystniejszą ofertę.

11. Rozstrzyganie sporów

Ewentualne spory w relacjach z wykonawcami o roszczenia cywilnoprawne w sprawach,               w których zawarcie ugody jest dopuszczalne, poddane zostaną mediacjom lub innemu polubownemu rozwiązaniu sporu przed Sądem Polubownym przy Prokuratorii Generalnej Rzeczypospolitej Polskiej, wybranym mediatorem albo osobą prowadzącą inne polubowne rozwiązanie sporu.

UWAGA:

Zamawiający przewiduje możliwość zwiększenia zamówienia do wysokości posiadanych środków finansowych na realizację przedmiotowego zamówienia. Zwiększenie może nastąpić w oparciu o cenę jednostkową za 1 m² wykonania alei.